Disdukcapil — Bertempat di Ruang Sekretaris Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo, dilaksanakan Monev Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Dan SIKD Di Disdukcapil Kabupaten Purworejo. Agenda yang seyogyanya akan dilaksanakan tanggal 6 November 2019 tersebut terpaksa diundur pelaksanaannya karena terdapat kegiatan dan kepentingan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan yang lebih mendesak. Akhirnya pada hari Kamis tanggal 21 November 2019 monev dapat terlaksana.
Tim Monev terdiri dari Pejabat Struktural dan Arsiparis di Lingkungan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purworejo dan diterima oleh Kasubag Perencanaan & Keuangan serta Arsiparis Disdukcapil. Maksud dan tujuan Monitoring dan Evaluasi adalah guna meningkatkan tertib pengelolaan arsip di lingkungan perangkat daerah dan sekaligus menyampaikan sosialisasi awal rencana pelaksanaan Audit Internal yang akan dilaksanakan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purworejo.
Disampaikan oleh Tim Monev bahwa catatan-catatan hasil monitoring dan evaluasi dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purworejo agar dilakukan tindak lanjut agar nantinya hasil dari audit kearsipan bernilai baik karena hasil audit internal mempengaruhi nilai pengawasan kearsipan bagi Lembaga Kearsipan Daerah, dalam hal ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kab.Purworejo. Berdasar monitoring yang dilaksanakan sebelumnya, Disdukcapil dalam pengelolaan arsipnya dapat dikategorikan Baik sehingga diharapkan kondisi tersebut dipertahankan dan bahkan ditingkatkan. Terlebih nantinya pada saat dilakukan audit internal pada Tahun 2020 diharapkan Disdukcapil dapat menunjukkan bukti bahwasanya penyelenggaraan kearsipan sudah berlangsung minimal mendekati dan bahkan sesuai kaidah kearsipan, meliputi SDM, Anggaran, Sarana Prasarana dan Sistem. Seluruh unit kerja/ unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Disdukcapil perlu memperhatikan seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan arsip dimulai dari sejak Penciptaan Arsip, Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip dan Penyusutan Arsip.
Tim Monev melakukan monitoring terhadap pengelolaan arsip di lingkungan Disdukcapil, dimulai dari melihat penciptaan arsipnya apakah sudah sesuai dengan Peraturan Bupati Purworejo Nomor 85 Tahun 2017 tentang Klasifikasi Arsip dan Peraturan Bupati Purworejo Nomor 42 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas. Selanjutnya tim memonitor Pemberkasan Arsip yang seharusnya dilakukan oleh tiap unit pengolah sekaligus dalam penyusunan Daftar Arsipnya. Kegiatan Penyusutan Arsip yang meliputi pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip dievaluasi pula oleh Tim agar penyelenggaraan kearsipan di Disdukcapil berjalan sesuai kaidah kearsipan.
Petugas Pengelola Arsip Disdukcapil menyampaikan beberapa hal berkaitan dengan Kegiatan Pengelolaan Arsip di lingkungan Disdukcapil Kabupaten Purworejo. Yang pertama, telah dilakukan tindak lanjut hasil Monev Kearsipan Tahun 2018 terkait penciptaan arsip melalui rapat koordinasi dengan struktural dan penyampaian surat edaran Kadinas agar dalam penciptaan arsip berpedoman Tata Naskah Dinas (TND) dan Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Purworejo. Namun demikian masih sering ditemukan penciptaan arsip yang tidak sesuai dengan TND dan klasifikasi arsip karena penciptaan surat copy paste.
Kedua, Berkaitan dengan SDM pengelola arsip di unit pengolah telah ditunjuk, namun demikian adanya kebijakan pimpinan melakukan rotasi pegawai di lingkungan Disdukcapil menyebabkan kegiatan pengelolaan arsip di unit pengolah tidak berjalan secara optimal.
Ketiga, Berkaitan dengan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) seringkali terkendala pada koneksi jaringan sehingga input kendali surat masuk dan surat keluar mengalami keterlambatan. Harapannya agar koneksi jaringan dapat diperlancar. (RW)
Komentar Terbaru