Disdukcapil — Bertempat di Ruang Rapat Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo tanggal 11 November 2019 dilaksanakan Rapat Koordinasi Kegiatan Pengelolaan Arsip Tahun 2019 yang dihadiri unsure pimpinan, arsiparis dan petugas PATEN Kecamatan. Sambutan dan pengarahan oleh Sekretaris Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo (Lilos Anggorowati,SH.,MM.) berkaitan dengan Pengelolaan Arsip di Lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil termasuk arsip hasil pendaftaran penduduk di PATEN se-Kabupaten Purworejo. Arsip yang tercipta, yang dibuat dan diterima di lingkungan Disdukcapil harus dikelola dengan tertib dan baik terlebih mengingat Disdukcapil sebagai instansi pelayanan yang tentunya menghasilkan arsip dengan volume yang cukup banyak. Petugas di PATEN hendaknya turut berperan dalam mewujudkan tertib pengelolaan arsip yang dimulai dengan tertib administrasi sebagai langkah awal dan menjadi bagian dari tertib pengelolaan arsip itu sendiri.
Ketersediaan ruang/ tempat penyimpanan dan sarana pendukung penyimpanan arsip masih menjadi kendala/ permasalahan pertama di Disdukcapil, terlebih gedung eks UPT PAK di 16 kecamatan sudah beralih status menjadi asset kecamatan, kecuali gedung eks UPT PAK Kecamatan Bayan. Pihak Dinas telah beberapa kali berkoordinasi dengan Kecamatan Bayan dalam rangka penggunaan gedung eks UPT PAK Kecamatan Bayan yang rencana akan dimanfaatkan sebagai Record Center arsip inaktif hasil pelayanan pendaftaran penduduk. Namun demikian Camat Bayan masih minta toleransi karena sampai saat ini gedung masih dimanfaatkan untuk bebapa kegiatan di kecamatan.
Diharapkan kepada petugas pelayanan pendaftaran penduduk di PATEN agar tetap mengelola arsipnya, menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip yang menjadi tanggung jawabnya serta menginventarisir/ mengidentifikasi arsip milik Disdukcapil sehingga memudahkan penemuan kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan serta memudahkan ketika memindahkan arsipnya.
Dalam rangka tertib pengelolaan arsip, petugas PATEN secara rutin menyampaikan laporan pengelolaan arsip pendaftaran penduduk melalui arsiparis dinas. Meskipun terbatas ruang simpan dan penataan arsip karena harsus bergabung dengan ruang PATEN diharapkan arsip permohonan pendaftaran penduduk tetap dikelola (diberkaskan, disimpan dan dibuat Daftar Arsip) agar memudahkan temu balik informasinya dan penyusutannya. Pada akhir tahun dijadwalkan akan dilaksanakan monitoring pengelolaan arsip di PATEN 16 kecamatan se-Kabupaten Purworejo sekaligus inventarisasi volume arsip yang tercipta.
Komentar Terbaru