Disdukcapil — Rabu, 20 November 2019 Disdukcapil Kabupaten Purworejo menerima kunjungan Tim dari Pusat Jasa Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Sebagaimana surat yang telah dilayangkan sebelumnya Nomor B-JK.02/3370/2019 tertanggal 5 November 2019 kunjungan dilakukan dalam rangka monitoring dan evaluasi kerjasama antara Pusat Jasa Kearsipan ANRI dengan Disdukcapil Kabupaten Purworejo guna peningkatan kualitas kerja layanan jasa kearsipan serta penjajakan kemungkinan untuk pelaksanaan kerja sama baru.
Pada kesempatan tersebut di ruang kerjanya Kepala Disdukcapil dengan didampingi Kabid Pelayanan Pencatatan Sipil dan Kasi Perkawinan Perceraian selaku PPTK Pengelolaan Dokumen Vital Pencatatan Sipil menerima tim yang berjumlah 4 (empat) orang terdiri dari Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pusat Jasa Kearsipan, 2 orang Arsiparis dan Pranata Arsip. Disampaikan oleh Kadinas bahwa kerja sama antara Disdukcapil dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI telah berlangsung sejak Tahun 2016 Jasa pemeliharaan dan perawatan arsip berupa jasa menghilangkan asam dan jasa laminasi yang menjadi prioritas utama untuk menyelamatkan arsip vital berupa register pencatatan sipil berbahasa Belanda yang telah rapuh agar isi informasi dan fisik arsipnya tetap terjaga.
Didampingi Kabid Pelayanan Pencatatan Sipil, Kasi dan Arsiparis di Disdukcapil Tim selanjutnya meninjau ke Record Center penyimpanan arsip vital dan melakukan monitoring terhadap pengelolaan arsip yang telah dilaminasi. Pengecekan dilakukan dengan melihat apakah terjadi pengelupasan hasil laminasi atau terjadi kerusakan lainnya. Pada kesempatan ini pula tim memberikan arahan untuk mengurangi resiko kerusakan fisik arsip hasil laminasi dengan cara menempatkan box arsip dengan posisi tidur. Hal tersebut untuk menghindari kerusakan punggung arsip. Pemeliharaan terhadap arsip vital harus secara rutin dan terus menerus dilakukan tidak hanya terhadap fisik arsipnya namun termasuk kebersihan ruang simpan arsip dan sarana simpan arsipnya. Suhu dan kelembaban ruang Record Center harus selalu terkontrol dengan baik. Selain AC harus 24 jam ruangan juga harus dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran dan pengatur suhu dan kelembaban. Untuk menghindari serangga perlu diletakkan silica gel, kamper dan serbuk penarik serangga.
Disarankan pula agar Disdukcapil Kabupaten Purworejo melakukan identifikasi arsip akta yang tercipta dan menyusun Daftar Arsip Akta karena dimungkinkan terdapat register akta tokoh atau orang-orang penting atau bahkan pahlawan sehingga tidak menutup kemungkinan menyimpan arsip yang bernilai guna sejarah. Penyusunan Daftar Arsip dari arsip-arsip register akta yang tercipta tentunya bermanfaat dalam rangka kemudahan temu balik. Dalam rangka identifikasi arsip akta kuno Disdukcapil dapat melibatkan mahasiswa Ilmu Sejarah atau Sastra Jawa atau Sastra Belanda. Pada akhir kunjungannya Tim dari Pusat Jasa Kearsipan ANRI berharap kerjasama terus berlanjut tidak hanya dalam hal laminasi arsip namun juga seluruh kegiatan berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan. Diharapkan pula Disdukcapil Kabupaten Purworejo bisa menjadi pionir dan percontohan bagi perangkat daerah lainnya agar tertib pengelolaan arsip dan terus berinovasi dalam penyelenggaraan kearsipan. (RW)
Komentar Terbaru