Disdukcapil – Digitalisasi terhadap arsip pencatatan sipil dilakukan terhadap register akta pencatatan sipil yang tersimpan di Disdukcapil Kabupaten Purworejo. Sebagaimana diamanatkan oleh Permendagri Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Pendokumentasian Hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah yang direvisi dengan Permendagri Nomor 104 tahun 2019 tentang Pendokumentasian Administrasi Kependudukan. Kewajiban mengelola dokumen kependudukan dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil melalui pengelolaan dokumen baik secara manual maupun dalam format digital.  Pengelolan dokumen secara digital dilakukan melalui peyimpanan arsip dalam format digital dengan teknik pemindaian / scanning.

Disdukcapil Purworejo telah melakukan kegiatan scanning / pemindaian terhadap register akta pencatatan sipil, khususnya scanning register akta kelahiran. Kegiatan scanning register akta kelahiran awalnya merupakan salah satu teknik atau cara yang mendukung program nasional di tahun 2016. Saat itu Dirjen Dukcapil Kemendagri mempunyai program peningkatan cakupan kepemilikan akta kelahiran secara nasional menuju 100 persen untuk usia anak 0 – 18 tahun. Kegiatan scanning akta pencatatn sipil yang mempunyai tujuan utama pengelolaan dengan pemeliharaan dokumen secara digital selain untuk peyimpanan dokumen juga  bisa mendukung program nasional tersebut. Oleh karena itu, Disdukcapil kabupaten Purworejo melakukan kegiatan scanning melalui program Kegiatan Pengelolaan Dokumen Vital Pencatatan Sipil yang melekat pada DPA tahun 2016. Saat itu dengan tenaga awal scanning sejumlah 2 orang. pada tahun 2016 Disdukcapil Kabupaten Purworejo bisa menscanning register akta kelahiran sejumlah 6600 register akta atau sejumlah132 jilid buku register klasifikasi Terlambat Pelaporan ( TP ) dan 8163 register akta atau 163 jilid buku register. Pada tahun 2017 ada penambahan tenaga scanning, jadi total tenaga scanning tahun 2017 sejumlah 4 ( empat ) orang. Pada tahun 2017 berhasil discan register akta kelahiran klasifikasi Terlambat Pelaporan tahun 2006 sampai dengan Terlambat Pelaporan tahun 2001. Pada awal tahun 2018 terjadi pengurangan pada tenaga scanning sejumlah 2 orang. Pada tahun 2018 tersebut register yang telah discanning yang tergolong klasifikasi Bayi tahun 2007 sampai dengan sebagian register klasifikasi Bayi 2001. Pada tahun 2019, dengan tenaga scanning 2 orang dan terscan untuk register akta klasifikasi Bayi 2001, Klasifikasi Dispensasi tahun 2007 sampai dengan Klasifikasi tahun 2004. Pada tahun 2020 tenaga scanning masih berjumlah 2 orang dan bersama arsiparis tetap melanjutkan proses scanning register akta kelahiran disela – sela tugas pelayanan pencatatan sipil lainnya. Sampai dengan tahun 2020 saat ini dengan keterbatasan jumlah personil yang ada serta volume kegiatan pelayanan bidang pencatatan sipil yang semakin padat, Disdukcapil telah berhasil menscanning 64.975 register akta kelahiran.

Kegiatan Scanning register akta kelahiran selain untuk pengamanan dalam penyimpanan dokumen, peningkatan cakupan kepemilikan akta kelahiran secara nasional untuk Kabupaten purworejo, juga sebagai sarana kemudahan dalam temu kembali arsip pencatatan sipil jika sewaktu – waktu dibutuhkan untuk suatu pengambilan kebijakan.

Kegiatan scanning akta tersebut dilakukan melalui aplikasi SIAK dengan jalan mencari NIK untuk arsip lama dari subyek nama akta, kemudian menscan register sesuai subyek akta/ NIK,  setelah itu proses integrasi dengan database yang ada di aplikasi SIAK.

Kita berharap kegiatan scanning akta kelahiran ini tetap berlanjut, tidak hanya pada register akta kelahiran tetapi juga pada semua akta pencatatan sipil yang lainnya. Selain itu, scanning dalam jangka panjang juga untuk menscan/ memindai data dukung ( berkas permohonan ) dari semua akta pencatatan sipil yang ada tersimpan di Disdukcapil Kabupaten purworejo. Kita berharap dengan jumlah tenaga scan yang minimal, ditengah – tengah kegiatan pelayanan pencatatan sipil yang padat, kegiatan scanning akta pencatatan sipil ini bisa berlajut. (soyem )

Share :