Disducapil – “Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan dengan penuh kehati-hatian khususnya dalam penelusuran arsip yang akan dimusnahkan. Pemusnahan arsip harus sesuai dengan regulasi bidang kearsipan dan tentunya regulasi terkait yang telah ditetapkan agar tidak terjadi permasalahan di kelak kemudian hari (zero problem)”, demikian harapan Akhmad Kasinu yang disampaikan pada Rapat Penilaian Arsip Usul Musnah Disdukcapil Kabupaten Purworejo Tahun 2020 hari Selasa tanggal 20 Oktober 2020 di Ruang Rapat Disdukcapil Kabupaten Purworejo.
Arsip sebagai rekaman informasi kegiatan yang dilaksanakan oleh setiap instansi, volumenya akan selalu bertambah seiring dengan banyaknya kegiatan yang dilaksanakan. Tingkat pertumbuhan arsip di instansi tentunya memiliki konsekuensi terkait dengan penyediaan ruang simpan, sarana kearsipan, tenaga pengelola, waktu dan tentunya juga biaya termasuk juga kebutuhan akan temu balik arsip atau kebutuhan layanan arsip.
Sebagai salah satu solusi permasalahan terhadap meningkatnya volume arsip, di dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan peraturan pelaksanaanya yang ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 mewajibkan pencipta arsip melaksanakan pemusnahan arsip tentunya dilakukan secara prosedural. Pemusnahan arsip merupakan salah satu cara untuk mengurangi volume arsip di instansi pencipta sehingga terwujud efisiensi dan efektivitas dalam penyelenggaraan kearsipan serta sebagai upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Pada Tahun 2020 ini Disdukcapil Kabupaten Purworejo berencana kembali melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip. Kegiatan serupa pernah dilaksanakan sebanyak 2 (dua) kali yakni pada Tahun 2017 dan Tahun 2018. Sebagaimana pelaksanaan pemusnahan arsip Tahun 2017 dan Tahun 2018, kegiatan pemusnahan arsip Tahun 2020 diawali dengan pembentukan Panitia Penilai dan Pemusnah Arsip yang telah ditetapkan dengan Keputusan Bupati Purworejo Nomor 160.18/475/2020. Panitia tersebut terdiri dari unsur pencipta arsip, bagian hukum, bagian pengawas dalam hal ini Inspektorat dan dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan.
Selanjutnya Panitia Penilai dan Pemusnah Arsip melaksanakan penilaian terhadap arsip usul musnah yaitu melakukan pencermatan terhadap arsip yang diusulkan musnah. Beberapa hal yang harus dicermati meliputi masa simpan/ retensi arsip, nilai guna dan tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang. Beberapa regulasi meliputi Permendagri No.19 Tahun 2012, Permendagri No.104 Tahun 2019, Perka ANRI No.37 Tahun 2016, Peraturan Bupati Purworejo No. 30 Tahun 2009 dan Peraturan Bupati Purworejo Nomor 46 Tahun 2015 dijadikan sebagai pedoman/ dasar dalam rangka penilaian arsip dan pemusnahan arsip Disdukcapil Kabupaten Purworejo. Diharapkan dari kegiatan penilaian dan pencermatan terhadap arsip usul musnah ini nantinya akan segera diperoleh rekomendasi dan pertimbangan panitia penilai arsip untuk selanjutnya dimintakan persetujuan Bupati dan ditetapkan sebagai Arsip Musnah oleh Kadisdukcapil. (rt)
Komentar Terbaru