Disdukcapil – Penumpukan arsip inaktif di gudang menimbulkan keprihatinan tersendiri bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo. Arsip inaktif kacau tersebut menimbulkan berbagai dampak antara lain : arsip akan mengalami kerusakan fisik karena tidak ada penataan dan pemeliharaan yang baik, dapat mengakibatkan kebocoran isi informasi yang terdapat di dalam arsip karena arsip menyebar di mana-mana sehingga orang yang tidak berwenang dapat mudah mengakses, dapat terjadi penyusutan yang tidak sesuai prosedur sehingga mengakibatkan hilangnya informasi.
Guna mengantisipasi berbagai dampak akibat penumpukan arsip inaktif kacau, Disdukcapil Kabupaten Purworejo menggandeng 6 (enam) orang tenaga perseorangan terpilih untuk melakukan penataan arsip inaktif kacau selama 30 (tiga puluh) hari kerja, sejak 12 Oktober 2020 sampai dengan 25 November 2020. Keenam personil tersebut bekerja sama dan mendapat arahan dari 2 (dua) orang arsiparis Disdukcapil melakukan tahapan-tahapan penataan arsip inaktif kacau.
Kegiatan diawali dengan pemilahan antara arsip dan non arsip, pembersihan dari debu yang menempel pada arsip dan menyiapkan kartu deskripsi arsip. Selanjutnya dilakukan identifikasi dan pengelompokan arsip, melakukan pendeskripsian arsip sekaligus input ke dalam Daftar Arsip Inaktif Sementara. Tahap berikutnya adalah melakukan manuver berkas, pemberian nomor definitiv dan memasukkan arsip ke dalam box arsip. Di bagian luar box arsip diberikan label box yang berisi nomor sesuai dengan nomor arsip yang ada di dalamnya. Hasil akhir dari kegiatan penataan arsip inaktif kacau adalah Daftar Arsip Inaktif yang berisi nomor urut, kode, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah dan informasi lain yang disusun secara sistematis. Dalam kurun waktu 30 (tiga puluh hari kerja) tersebut diperoleh 2926 nomor arsip yang disimpan dalam 415 box arsip. Dari daftar arsip yang disusun tersebut dapat dimanfaatkan sebagai sarana penemuan kembali arsip, sarana penyusutan dan digunakan untuk membantu di dalam menentukan nilai guna arsip dan retensi arsip.
Komentar Terbaru