Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2021: Gerbang Awal Bagi Perangkat Daerah Menyelenggarakan Kearsipan Dari Hati (1)

Pengawasan kearsipan merupakan kegiatan pengawasan terhadap objek pengawasan pengelolaan kearsipan di perangkat daerah, utamanya pengawasan arsip internal. Pengawasan kearsipan internal dilakukan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purworejo terhadap perangkat daerah selaku pencipta arsip berkaitan dengan ketaatan terhadap Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah. Pengawasan Kearsipan merupakan proses kegiatan dalam menilai kesesuaian prinsip, kaidah dan standar kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan. Hal tersebut disampaikan Ketua Tim saat mengawali pelaksanaan pengawasan kearsipan internal Tahap I di Disdukcapil pada Selasa (20/4/2021). Tujuan dari pengawasan kearsipan bukan untuk menghukum, akan tetapi bagaimana pencipta arsip melakukan pengelolaan arsip di lingkungan perangkat daerah masing-masing secara prosedural dan sistemik.

Tim Pengawasan Kearsipan Internal melakukan audit kearsipan internal Tahun 2021 terhadap pengelolaan arsip dinamis dan sumber daya kearsipan pada dua unit pengolah dan unit kearsipan. Pelaksanaan teknis pengawasan dilakukan melalui wawancara kepada arsiparis dan petugas pengelola arsip di unit pengolah, verifikasi dokumen sebagai data dukung bukti fisik penyelenggaraan kearsipan, pengamatan langsung oleh tim terhadap pengelolaan arsip dan pelaksanaan uji petik atas kesesuaian data dukung bukti fisik yang disajikan dengan kondisi senyatanya di lapangan. Rangkaian pelaksanaan teknis pengawasan kearsipan Tahap I di Disdukcapil Kabupaten Purworejo berpedoman pada Keputusan Kepala ANRI Nomor 53 Tahun 2018 tentang Instrumen Audit Kearsipan.

Audit dilakukan supaya tim memiliki peta kondisi penyelenggaraan kearsipan khususnya di perangkat daerah selaku pencipta arsip. Dengan adanya audit, merupakan momentum yang tepat  dan dapat memberi ruang bagi perangkat daerah selaku objek pengawasan untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi audit dan diharapkan dapat menjadi gerbang awal bagi perangkat daerah menyelenggarakan kearsipan dari hati. Bagaimana risalah hasil audit kearsipan internal Disdukcapil dan rekomendasi apa yang diberikan guna meningkatkan tata kelola kearsipan yang lebih baik, baku sesuai prinsip, kaidah dan standar kearsipan? Risalah hasil audit kearsipan internal Disdukcapil Kabupaten Purworejo akan disampaikan pada Tahap II, Selasa, 27 April 2021. (sx)