Hingga Menjelang Magrib, Disdukcapil Purworejo Tuntaskan Penilaian Arsip Tahun 2026

Disdukcapil- Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo melalui Panitia Penilai Arsip melaksanakan Rapat Koordinasi Penilaian Arsip Tahun 2026, pada Rabu (30/9/2026). Kegiatan berlangsung di Aula Disdukcapil Kabupaten Purworejo mulai pukul 13.00 hingga 17.30 WIB.

Rapat dipimpin oleh Sekretaris Disdukcapil Kabupaten Purworejo selaku Ketua Panitia Penilai Arsip dan diikuti seluruh anggota panitia. Pada kesempatan tersebut, penilaian difokuskan pada arsip yang berasal dari Subbagian Perencanaan dan Keuangan serta Subbagian Umum dan Kepegawaian.

Kegiatan ini merupakan bagian penting dalam memastikan setiap dokumen memperoleh perlakuan sesuai dengan nilai guna, masa retensi, dan ketentuan kearsipan yang berlaku. Proses verifikasi dilakukan secara cermat dengan mencocokkan kondisi fisik arsip dengan Daftar Arsip Usul Musnah yang telah disusun sebelumnya.

Pemeriksaan dilakukan satu per satu untuk memastikan kesesuaian antara arsip fisik dan informasi yang tercantum dalam daftar. Langkah tersebut diperlukan agar hasil penilaian memiliki tingkat ketepatan yang dapat dipertanggungjawabkan serta menjadi dasar dalam menentukan nasib akhir setiap arsip.

Dalam pelaksanaannya, panitia tidak hanya mengidentifikasi dokumen yang memenuhi kriteria untuk diusulkan musnah. Arsip yang masih memiliki nilai guna berkelanjutan turut ditelaah untuk ditetapkan sebagai arsip permanen. Selain itu, terdapat pula arsip yang berdasarkan ketentuan perlu diserahkan atau dipindahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).

Ketelitian menjadi aspek utama dalam proses tersebut. Setiap berkas ditelaah dengan mempertimbangkan informasi yang terkandung di dalamnya, keterkaitannya dengan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, serta ketentuan mengenai retensi dan nasib akhir arsip. Dengan demikian, dokumen yang masih memiliki nilai guna dapat teridentifikasi dan tidak keliru ditetapkan untuk dimusnahkan.

Sekretaris Disdukcapil selaku Ketua Panitia Penilai Arsip menekankan pentingnya kehati-hatian dan kecermatan dalam setiap tahapan. Seluruh proses harus dilaksanakan berdasarkan ketentuan yang berlaku agar hasil penilaian dapat menjadi dasar yang tepat dalam pelaksanaan penyusutan arsip serta tetap sesuai dengan prosedur kearsipan.

Melalui kegiatan tersebut, Disdukcapil Kabupaten Purworejo terus mendorong pelaksanaan penyusutan arsip secara tertib, akurat, transparan, dan akuntabel. Penataan kearsipan yang baik juga menjadi bagian dari upaya memperkuat tata kelola pemerintahan, sehingga arsip tidak sekadar dipandang sebagai dokumen yang harus disimpan, tetapi juga sebagai sumber informasi dan bukti akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.

Hasil penilaian diharapkan dapat menjadi dasar yang kuat dalam menentukan arsip yang memenuhi kriteria untuk dimusnahkan, dipertahankan sebagai arsip permanen, maupun diserahkan atau dipindahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.(rw)